JOBDESK OF DIVISION

Direktur Utama:

• Bertanggung jawab atas keseluruhan perusahaan. Menjalankan tanggung jawab sesuai dengan standar etika dan hukum. 
• Memimpin seluruh divisi dan dewan eksekutif. 
• Memberikan perintah dan mengawasi berjalannya perusahaan. 
• Memberikan masukan dan imajinasi seperlurnya. 
• Memimpin rapat umum, memastikan pelaksanaan tata tertib, kontribusi setiap divisi. 
• Berperan besar dalam pengambilan keputusan.
• Bertindak sebagai perwakilan organisasi dalam hubungannya dengan dunia luar.

Producer:

• Bertanggung jawab langsung terhadap klien yang mengadakan event. 
• Membuat rencana mengenai acara dan penjadwalan acara. 
• Berkordinasi dengan divisi yang dibawahinya untuk membuat perencanaan event. 
• Mengontrol dan mengikuti jalannya persiapan hingga saat pelaksanaan acara. 
• Bertanggung jawab penuh terhadap kelancaran acara dan keseluruhan pertujukan. 
• Menerima dan merangkum setiap laporan yang diterima dari setiap divisi untuk dijadikan bahan evaluasi dan laporan.

General Affairs:

• Mencari klien (sponsor).
• Membuat penjadwalan dengan klien dan setiap meeting antar divisi. 
• Bertanggung jawab untuk mengkordinasikan setiap divisi. 
• Mengelola dan memelihara hubungan baik dengan dengan setiap divisi dan klien. 
• Memonitor dan memeriksa perkembangan proses sebuah event. 
• Membuat laporan untuk setiap pertemuan meeting untuk dievaluasi.

Finance:

• Bertanggung jawab kepada produser dan setiap kepala divisi mengenai keuangan. 
• Memperkirakan dana yang akan dikeluarkan untuk membuat sebuah event. 
• Mengatur dana untuk pelaksanaan event. 
• Membuat arsip dan bukti pengeluaran. 
• Membuat laporan akhir mengenai dana yang dikeluarkan.

Production Division :

        Divisi ini bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses acara, mulai dari perencanaan, budgeting, konsep yang akan digunakan untuk acara. Perencanaan mulai dari kostum, pembagian waktu, lighting dan music. Pembuatan jadwal/ rundown yang disepakati oleh seluruh tim, sehingga pada saat acara dilaksana semua berjalan lancar dan sinkron sesuai jadwal.

Production manager :

• Bertanggung jawab dan mengkoordinir seluruh kegiatan teknis produksi. 
• Menyusun rencana teknis produksi secara menyeluruh. 
• Membuat jadwal teknis produksi, mulai dari pra produksi, produksi hingga post produksi. 
• Berkoordinasi dengan produser dalam penanganan produksi. 
• Berkoordinasi dengan stage manager dalam hal materi acara berkaitan dengan masalah teknis pertunjukan (sound check, rehearsal dan show).

Stage manager :

• Mengecek kesiapan untuk acara, mulai dari kesiapan alat – alat yang akan digunakan, hingga tim tim yang akan berkerja saat pertunjukkan berlangsung. 
• Mengendalikan waktu saat pertunjukan.
• Mengatur kemunculan talent sesuai rundown. 
• Mengeksekusi pertunjukan. 
• Standby untuk next sequence. 
•  Mengakumulasi berbagai kebutuhan mulai dari alat-alat musik yang digunakan pementasan hingga bagaimana setting, pencahayaan, musik dan efek musik serta berbagai kebutuhan lain yang diminta pimpinan produksi.

Production design team:

• Orang orang dengan skill tinggi yang bekerja dalam perencanaan produksi, membentuk dan mengatur segala detail fisik dalam mendesain suatu event. 
• Mengkoordinasikan tatanan set, kostum, lighting, sound/musik,  grafis, properti, lokasi, camera angle, dan memastikan segala aspek teknis dalam produksi berjalan sesuai rencana dan budget yang telah disediakan. 
• Merealisasikan suatu visi menjadi kenyataan. 
• Production design team bertanggung jawab terhadap konsep visual event.

 Stage Builder Supervisor:

• Memperhitungkan kebutuhan material pembuatan panggung sesuai rencana.
• Mengawasi pembangunan panggung di lokasi yang telah ditentukan.
• Memastikan keamanan konstruksi panggung demi keselamatan pekerja dan pengisi.
• Memonitor kontruksi untuk memastikan dapat selesai tepat waktu.
• Mengakomodir segala kebutuhan perlengkapan sarana pertunjukan yang sifatnya konstruksi.
• Berkordinasi dengan Production manager selama persiapan dan pertunjukan.
• Menginstalasi daya listrik untuk keperluan acara dengan keamanan yang menjamin.
• Menempatkan monitor dan layar untuk keperluan visual.
• Memastikan peralatan yang digunakan semua berjalan dengan baik.

Production Runners:

• Membantu Prod Mng dalam pengadaan kebutuhan produksi selama persiapan dan pertunjukan 
• Mempunyai surat ijin mengemudi (A/C) yang masih berlaku untuk melaksanakan tugas 
• Mengetahui dimana tempat untuk mendapatkan kebutuhan produksi
• Berkoordinasi langsung kepada Production manager untuk kebutuhan pengadaan

                 Production runners dalam tour biasanya berasal dari orang lokal yang lebih mengenal keadaan lokal (kota tempat pertunjukan), Prod Runners penting karena dalam proses produksi sering terjadi kebutuhan yang mendadak dilapangan,dan  membutuhkan suplai bahan penunjang kerja yang tidak terduga , untuk mengantisipasi pengadaan barang yang sifatnya insidental ini perlu kecepatan dalam pengadaan dan mendapatkan kebutuhan  yang tepat sesuai pesanan    
   

Front of house (FoH) :

        Adalah divisi yang bertanggung jawab terhadap lokasi acara, divisi ini malakukan komunikasi dengan pihak pihak yang berhubungan dengan lokasi acara untuk melakukan kesepakatan tertentu ataupun bernegosiasi, seperti dengan Pengelola Lokasi, Polisi, Petugas Perijinan, Penonton dsb. Divisi ini melakukan pendataan mengenai lokasi untuk membuat strategi acara. Venue adalah untuk menyebutkan lokasi dimana biasanya event tersebut berlangsung, cenderung diartikan sebagai sebuah tempat atau gedung untuk menyelenggarakan pertunjukan atau event yang berlangsung.

Front of House Manager:

• Mensurvei kelayakan tempat pertunjukan yang telah ditetapkan. 
• Berkoordinasi dengan pengelola tempat berkaitan rencana acara (waktu,jenis dll). 
• Merancang sistem dan strategi pengamanan dan penanganan lokasi acara. 
• Menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan. 
• Mengalokasikan jumlah tenaga kerja disetiap area yang telah ditentukan (pintu masuk, area prod, area parkir dll). 
• Bertanggung jawab atas lancarnya penanganan arus penonton ke dalam lokasi acara. 
• Mengontrol setiap pintu masuk penonton dan area vital lainnya. 
• Memberikan briefing pengarahan kepada seluruh tenaga penanganan lokasi acara. 
• Berkoordinasi dengan Producer selama persiapan dan pelaksanaan. 

Dalam tugasnya FoH manager dibantu oleh seorang Venue Coordinator dan Venue facilitator yang bertugas antara lain :

• Berkoordinasi dengan pengelola lokasi untuk kelancaran operasional acara. 
• Memetakan keseluruhan area lokasi pertunjukan. 
• Mengidentifikasi kebutuhan fasilitas tambahan (lampu penerangan, WC, Rambu 2 pintu masuk, barang terlarang, daerah bahaya, area parkir dll). 
• Memfasilitasi kebutuhan penonton di lokasi acara (tiket box, jalur penonton, area parkir dll). 
• Memetakan area yang layak untuk pemasangan materi / sarana promosi (Baliho, spanduk, banner, stand, panggung display dll ) dilokasi. 
• Memfasilitasi kebutuhan produksi acara yang dapat disuplai oleh pengelola tempat pertunjukan.

Field Security Coordinator: 

• Bersama FoH manager merancang system & strategi pengamanan lapangan
• Mengalokasikan jumlah tenaga keamanan yang akan ditempatkan
• Mengidentifikasi titik titik rawan pengamanan disekitar lokasi acara
• Memberikan pengarahan/briefing kepada seluruh petugas keamanan lapangan
• Memimpin pembersihan / sweeping area pertunjukan pada hari H
• Memecahkan masalah/gangguan keamanan yang terjadi dilapangan

Paramedics Coordinator:

• Mengantisapasi timbulnya korban akibat pertunjukan
• Menyiapkan peralatan medis dan ahli medis. 
• Menyediakan tim pemadam kebaran.

Ticket Takers Coordinator:

• Memeriksa keaslian tiket penonton yang ditunjukan
• Menyobek tiket sesuai bagian yang telah ditentukan
• Menyimpan / mengumpulkan sisa sobekan sebagai tanda bukti penonton
• Berkonsultasi dengan Ticketing Coordinator jika menemui masalah tiket

Talent Coordinator :

• Bertanggung jawab untuk merencanakan, mengawasi dan menjalankan seluruh pemenuhan dalam mempersiapan pengisi acara.
• Meliputi melakukan pencarian data data lengkap mengenai pengisi acara, melakukan penjadwalan dengan pengisi acara, melakukan kontrak dan perjanjian dengan pengisi acara, mempersiapkan akomodasi dengan pengisi acara
• Memastikan bahwa pengisi acara akan ada ditempat lokasi acara pada waktu yang sudah ditentukan.

Promotion Division :

          Divisi yang menangani seluruh kegiatan promosi suatu event, mulai  dari perencanaan, desain, produksi materi promosi, penempatan, penayangan serta pemasangan media luar ruang menjadi tanggung jawab bagian ini, selain hal itu promotion manager juga mengkoordinir jumpa pers yang menjadi bagian dari promosi acara.

Promotion Team:

• Mempersiapkan desain materi publikasi baik, cetak, elektronik. 
• Menentukan media cetak & elektronik yang akan dipakai 
• Menentukan jenis, jumlah serta tempat pemasangan media 
• Memonitor iklan yang telah dipasang atau ditayangkan 
• Berkoordinasi dengan Produser bila terjadi permasalahan promosi

Ticketing Coordinator:

• Memilih tempat penjualan tiket dan menyelesaikan semua administrasi kerjasama 
• Mengontrol hasil pemesanan tiket di setiap tiket boxnya 
• Memberikan petunjuk tertulis kepada tiket box tentang teknis pemesanan dan mendapatkan tiket acara 
• Menyiapkan lembar tiket sesuai jumlah pemesanan setiap tiket box 
•  Berkoordinasi dengan producer jika timbul permasalahan berkaitan dengan tiket
• Mengontrol distribusi tiket ke setiap tiket box 
• Memonitor hasil pemesanan tiket secara berkala

KORELASI

Producer & 4 Divisi (Production Division, FoH, Talent Coordinator dan Promotion Division)

       Producer berperan sangat penting dalam perusahaan, karena berhubungan dengan 4 divisi untuk membuat sebuah acara yang meriah, dimana setiap divisi, yaitu Production Division, FoH, Talent Coordinator dan Promotion Division harus mengikuti perintah Producer dan melaporkan setiap perkembangan kepada Producer dan Producer akan memberikan arahan kepada 4 divisi ini.

Production Division & Financial

         Bagian Financial untuk menafsirkan budget yang akan dikeluarkan, maka bagian financial harus melihat konsep design yang akan digunakan untuk acara dan pendanaan yang ada, sehingga bagian financial mampu mengalokasikan jalannya dana.